Riduci i costi e migliora il processo decisionale con le soluzioni in cloud per il Procurement

Poiché si tratta di una delle voci più rilevanti del bilancio annuale, il Procurement rappresenta un’area critica per le aziende. Disporre di processi di acquisto efficienti– per garantire relazioni efficaci con i fornitori, qualità dei prodotti e controllo dei costi – è quindi una grande sfida. I processi manuali per selezionare i fornitori che offrono i migliori prodotti e i servizi, senza sforare il budget, non funzionano più, soprattutto quando è necessario rispondere tempestivamente in un mercato guidato dalla domanda.

Il problema si aggrava ulteriormente se il numero dei fornitori aumenta e ci si aspetta che l’ufficio acquisti prenda decisioni più velocemente. La complessità di questa situazione, che è nata con l’evoluzione dei processi di Procurement, ha avuto come conseguenza di rendere i sistemi legacy praticamente obsoleti. Le organizzazioni migliori hanno capito per tempo quello che stava succedendo e hanno rapidamente avviato un percorso di digital transformation implementando strumenti per l’e-Procurement. Queste aziende hanno così risparmiato ingenti risorse economiche e aumentato i loro ricavi.

Con il cloud l’e-Procurement è più accessibile

In passato i sistemi di e-Procurement erano riservati alle grandi aziende con budget consistenti. Tuttavia, l’attuale diffusione del cloud computing ha reso accessibile questi sistemi anche alle aziende piccole e medie, eliminando la necessità di sviluppare un’infrastruttura tecnologica ad hoc in azienda. Le tecnologie cloud stanno portando quindi il Procurement a uno stadio evolutivo successivo.

Queste soluzioni hanno già iniziato a sostituire i software tradizionali, in particolare grazie alla loro velocità di implementazione, a una significativa riduzione dei costi di avvio, alla facilità d’uso e, soprattutto, alla loro flessibilità nell’integrazione con piattaforme online e offline.

On-premises o cloud: cosa scegliere?

È arrivato il momento di considerare che i tradizionali processi manuali sono diventati inutili. Impegnarti tutto il giorno per compilare fogli di calcolo, con poca automazione, non farà conseguire alla tua azienda i risparmi pianificati.

Il passaggio più ovvio è passare a sistemi software on-premises, che sono senz’altro efficienti e assicurano più produttività e risparmi per la tua azienda. Ma anche queste soluzioni presentano degli inconvenienti.

Le perfomance di questi software dipendono da quali sistemi informativi sono installati in azienda e, inoltre, occorre spesso sostenere dei costi per il loro aggiornamento, necessario per evitare malfunzionamenti improvvisi durante la gestione di dati critici per il Procurement.

Rispetto ai sistemi on-premises, le soluzioni basate sul cloud sono più versatili e garantiscono prestazioni migliori. Questo è dovuto in primo luogo alla capacità del cloud di adattarsi ai picchi di domanda che si verificano quando più fornitori partecipano a un’asta online per fare le loro offerte. In situazioni come queste, infatti, spesso non è possibile scalare un sistema on-premises per ottenere le performance richieste.

Il cloud consente inoltre di sfruttare tutti i vantaggi della mobilità: l’accesso in tempo reale ai dati e alle informazioni in qualsiasi momento, con qualunque dispositivo e senza costi aggiuntivi. La possibilità di disporre tempestivamente delle informazioni ti permetterà di prendere sempre decisioni informate in modo molto rapido.

Le soluzioni cloud sono spesso basate su una sottoscrizione e questo significa che potrai cambiare idea in ogni momento senza perdere tempo o denaro. Potrai quindi abbattere pesantemente i tuoi investimenti IT rispetto a una soluzione on-premises, che ti obbliga a pagare il prezzo completo di acquisto del software tutto in una volta.

Queste soluzioni innovative sono diventate così rilevanti che Gartner ha previsto che dal 2022 il 50% di tutti i software legacy di spend analysis(???) saranno sostituiti da soluzioni cloud basate sull’intelligenza artificiale.

Scegli la soluzione giusta per l’e-Procurement

Se è vero che il cloud ha definitivamente aperto alla maggior parte delle aziende il mercato delle soluzioni di e-Procurement, rendendole più accessibili, è altrettanto vero che queste soluzioni non possono considerarsi tutte equivalenti. È fondamentale scegliere quella più adatta valutando innanzitutto le esigenze della tua azienda, in modo che il livello di efficienza, produttività e risparmio che hai previsto possa essere pienamente conseguito.

Le soluzioni di Procurement in cloud normalmente vengono offerte a moduli, tra cui:

• Albo dei fornitori: un modulo completo che ti permette di selezionare, valutare e certificare nuovi fornitori.
• Offerte online: lo strumento fondamentale per gestire una delle attività più critiche dell’intero processo di acquisto: accettare, esaminare, negoziare e assegnare il progetto ai fornitori selezionati.
• Valutazione del fornitore: permette di valutare i fornitori sulla base di criteri prestazionali predefiniti.
• Report: il modulo indispensabile per analizzare le performance complessive dei fornitori, disporre in tempo reale delle domande e delle offerte online ed eventualmente valutare i risultati.

Vista l’attuale necessità di rendere più veloce il processo di Procurement, non c’è alcuna ragione per continuare a utilizzare sistemi legacy che non soddisfano le nuove esigenze. Scopri le soluzioni software per l’e-Procurement adatte alla tua azienda ed elimina i costi nascosti ottenendo risparmi ed efficienza.