Procurement: le sfide che probabilmente stai affrontando

Troppi fornitori, troppo poco tempo.

Negli ultimi due anni il settore degli acquisti aziendali si è sviluppato in modo consistente, fino ad assumere un ruolo più strategico nella maggior parte delle organizzazioni. La crescente richiesta di prodotti e servizi, la competizione globale e la trasformazione dei mercati ha obbligato i responsabili del Procurement ad adottare nuove strategie per produrre significativi vantaggi per le loro aziende

Abbiamo assistito a un’evoluzione dei processi di approvvigionamento che ha determinato una serie di sfide complesse per chi lavora negli uffici acquisti. Dalla selezione e valutazione di fornitori qualificati alla gestione delle fatture, fino all’ottimizzazione del budget per ridurre i costi e generare risparmi, i responsabili della supply chain sono costantemente sotto pressione. È quindi fondamentale che le organizzazioni adottino strumenti tecnologici coerenti che consentano di abilitare modalità efficaci per la negoziazione dei prezzi e una gestione efficiente dei fornitori.

Mantieni il controllo sul caos dei fornitori

Oggi il problema principale per il Procurement aziendale è la presenza di un numero eccessivo di fornitori che propongono troppi prodotti. Per gli uffici acquisti analizzarli uno per uno è un compito oneroso, specialmente quando i responsabili aziendali non si aspettano nulla di meno di una catena di approvvigionamento che operi in tempo reale.

In uno scenario in cui cresce notevolmente il numero dei fornitori e si riduce il tempo a disposizione, i processi di Procurement diventano ovviamente molto critici. Teoricamente tutto inizia con la ricerca del fornitore giusto, cui segue una richiesta di offerta e una trattativa per definire il miglior prezzo per i prodotti e i servizi.

Una volta che i fornitori sono stati ingaggiati, il processo continua con attività di contrattazione e standardizzazione, con i controlli sulle consegne e l’ottimizzazione delle prestazioni, al fine di ridurre i costi e risparmiare tempo.

Tuttavia questo è uno scenario ideale. Nella realtà, numerosi fattori distorsivi di varia natura possono entrare nel processo: fornitori poco flessibili, ritardi nelle spedizioni, merce danneggiata, problemi di qualità e altri contrattempi imprevisti possono infatti far lievitare i costi per l’acquisto.

Non temere, non sei il solo!

Se pensi di essere fra i pochi che si trovano in questa situazione, devi ricrederti: i problemi di cui stiamo parlando sono presenti in molte piccole e medie aziende. Un’indagine condotta da Aberdeen Group nel 2016 dimostra che quasi tutti i responsabili della supply chain aziendale registrano elementi di disruption che deviano il processo di Procurement dal suo percorso pianificato.

Il problema è spesso poco visibile perché le aziende non vanno solitamente fino in fondo nella ricerca dell’efficienza dei processi di Procurement. I tradizionali processi manuali non sono di grande aiuto nell’aumentare la visibilità all’interno della catena di approvvigionamento, cosa che sarebbe invece molto utile per prendere le giuste decisioni e mettere in campo un piano alternativo al verificarsi di eventi anomali.

Queste situazioni sono potenzialmente in grado di farti spendere una gran quantità di risorse e di tempo, che potresti impiegare meglio per rendere competitivo il tuo business. Ma non temere, non sei il solo!

Una survey realizzata da Bain & Company nel 2012 mostra che più della metà delle aziende intervistate è impegnata a ridurre i costi annuali per il Procurement. Più del 70% dei CPO (Chief Procurement Officer) ritiene che sarebbe possibile ottenere un miglioramento sostanziale se la propria azienda investisse di più in strumenti tecnologici innovativi, che garantiscano una migliore visibilità del processo di approvvigionamento e l’implementazione di programmi efficaci per la riduzione dei costi del Procurement.

Evolvere con la tecnologia: soluzioni innovative per l’e-Procurement

Le necessità attuali del Procurement richiedono di innovare i sistemi esistenti per passare a tecnologie in grado di aiutarti ad avere un maggior controllo sui dati che riguardano i tuoi fornitori, a semplificare il processo di acquisto e a ottimizzare l’intera catena di approvvigionamento.Occorre sostituire le tradizionali tecnologie legacy con sistemi di e-Procurement che ti offrano un unico punto di accesso alla gestione della tua supply chaine ti permettano di comprendere tutti i tuoi fattori di spesa e il modo di ottenere di più dalle tue risorse economiche.

Le nuove soluzioni per il Procurement ti consentono di:

• gestire facilmente la complessa rete dei tuoi fornitori
• garantire la trasparenza attraverso una piattaforma collaborativa
• valutare in modo efficiente i fornitori, assicurare la compliance e ridurre efficacemente i rischi, grazie alla disponibilità di un database centralizzato dei fornitori.

La tecnologia consente inoltre di ricavare preziose informazioni dai dati dei fornitori e ti permette di individuare le opportunità di innovazione che ti consentiranno risparmi sostenibili e, soprattutto, che aiuteranno la tua azienda a mantenere la coerenza dei processi.

Tuttavia, con il moltiplicarsi di tecnologie come il cloud computing, l’intelligenza artificiale e i big data, scegliere la soluzione giusta per l’e-Procurement è diventato un fattore più importante che mai. In una situazione come quella attuale, dove disporre di un sistema di e-Procurement è una necessità strategica e non un lusso, adottare una soluzione tagliata sui tuoi requisiti di business dovrebbe essere il tuo principale obiettivo.