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4buyer – il software per l’ufficio acquisti
Oggi è sempre più indispensabile migliorare l’efficienza interna di un ufficio acquisti, garantendo trasparenza e maggiore condivisione delle informazioni. Tutto questo impone la disponibilità di una tecnologia a supporto dei processi interni ed esterni di procurement.
4buyer è il software che consente di migliorare i processi d’acquisto e le attività strettamente connesse, garantendo efficienza, tracciabilità e trasparenza.
4buyer permette d’istituire un albo fornitori aziendale, che consente a tutti i potenziali fornitori (siano esse società o professionisti) la loro iscrizione, la successiva qualificazione per categorie merceologiche e la valutazione delle performance post qualifica. È inoltre possibile creare e gestire diverse attività di tendering e verificare in maniera pressoché automatizzata la validità della documentazione fornita.
È composto da moduli indipendenti ed è integrabile con ERP e sistemi di gestione documentale interni.
Il Portale fornitori
Consente, alle società o ai professionisti, di richiedere l’iscrizione attraverso la compilazione di informazioni anagrafiche e categorie merceologiche di competenza.
La configurazione dell’elenco di tali categorie può essere totalmente personalizzato dal personale interno.
Il fornitore avrà la possibilità di:
- Richiedere l’iscrizione all’albo
- Integrare i propri dati in qualsiasi momento
- Selezionare le categorie merceologiche per cui si intende fare richiesta di qualificazione
- Inserire, per ogni categoria merceologica, i fatturati e le informazioni dei lavori effettuati
- Allegare la documentazione necessaria alla valutazione
- Monitorare lo stato di validità dei propri allegati nello scadenzario, con la possibilità di effettuare aggiornamenti in ogni momento
- Essere sempre informato, anche tramite email PEC, della variazione della propria situazione nell’albo in cui si è accreditati
- Poter essere invitato a tutte le attività di tendering e partecipare ad esse attraverso la propria area riservata
Il back office
Tramite l’intuitivo pannello gestionale, ogni operatore abilitato ad accedere a 4buyer potrà:
- Assegnare le pratiche di valutazione ai qualificatori (se responsabile)
- Gestire le pratiche di qualificazione (validare i dati, abilitare o rifiutare le richieste)
- Consultare lo storico delle abilitazioni e dei rifiuti per ogni fornitore
- Esportare in diversi formati l’intero albo o una sua parte, attraverso filtri
- Attribuire punteggi di valutazione con l’ausilio di questionari personalizzati
- Creare e gestire le attività di tendering invitando i fornitori abilitati
- Mantenere lo storico degli inviti e delle aggiudicazioni
- Corrispondere, attraverso l’area messaggistica, con il fornitore
4buyer consente agli utenti di back office, in maniera totalmente autonoma, la completa personalizzazione della documentazione richiesta al singolo fornitore (obbligatoria o facoltativa), ai fini del completamento dell’iscrizione.
Laddove previsto, è possibile configurare l’accettazione dei disclaimer, compresi gli eventuali aggiornamenti nel tempo.
Al termine di ogni iter d’iscrizione, viene comunicato al fornitore l’esito della valutazione per ogni categoria merceologica.
È disponibile su Microsoft Azure, totalmente in cloud. Sicuro, accessibile e non vincolato alle tecnologie e alle infrastrutture presenti in azienda, è un software modulare con un licensing flessibile sviluppato interamente in Italia.
Perché le aziende private dovrebbero acquistare 4buyer?
- Gestione completa dell’anagrafica dei fornitori;
- Valutazione delle performance post qualifica dei fornitori tramite il vendor rating,
- Censimento dei contratti in essere con i fornitori
- Notifica approssimazione scadenze, per rendere più agevole la pianificazione degli approvvigionamenti
- Diminuzione del tempo di lavorazione delle richieste di qualificazione, delle negoziazioni e del vendor rating.
- Aumento significativo del cost saving.
- Tracciabilità dei processi, con semplificazione delle attività di audit.
- Configurabilità delle funzionalità del software, per una maggiore aderenza alle policy aziendali
- Monitoraggio dei dati, per la rapida valutazione del lavoro e per facilitare l’introduzione di eventuali azioni correttive interne
